Haaga-Helia

Created by Tatu Arvela under license EUPL 1.2.

HH Logo

PRO1TN003 - Projektin johtaminen
Projektisuunnittelun perusopas

Tämä dokumentti selittää projektien ja projektisuunnittelun perusperiaatteet, ja sopii erityisesti projektisuunnitelman tulkitsemiseen tai oppimateriaaliksi.

Opas on tehty Haaga-Helian kurssilla Projektijohtaminen BUS8LH102 osana oppimistehtävää. Teksti on kirjoitettu Markdown-muodossa, ja löytyy muutamana eri versiona osoitteesta github.com/tatuarvela/prosu.

Projektin käsite

Mikä on projekti? Mikä ei ole projekti?

Projektityöskentelyä

Sanaan “projekti” törmää useissa eri yhteyksissä, mutta termiä käytetään usein harhaanjohtavasti väärin. Varsinaisessa merkityksessään projekti on tarkkaan suunniteltu hanke tietyn päämäärän saavuttamiseksi. Jokaisella projektilla onkin siis aina

Projektilla on usein tavoiteltavana jokin sellainen päämäärä, johon liittyvät riskit ovat vaikeasti ennakoitavissa, ja johon tarvitaan erityistä osaamista ja luovuutta. Projekteissa on erilaisia toimintoja, jotka on suunniteltu tehtäväksi rinnakkain tai peräkkäin. Projekteille asetetaan erityisiä resursseja, kuten osaavia henkilöitä, työvälineitä ja rahaa, jotka kohdennetaan tavoitteiden saavuttamiseksi.

Projektilla on väliaikainen organisaatio, eli projektiryhmä, jota johtaa projektipäällikkö. Projektilla on myös erilaisia sidosryhmiä.

Ryhmätyöskentelyssa ei siis aina ole kyse projektista, vaan esimerkiksi hankkeesta, urakasta tai toimeksiannosta, jos ainutkertainen tavoite puuttuu, päämäärä on yksinkertainen tai tavoite toistuu. Valmiin projektin pohjalta voidaan joissakin tapauksissa muodostaa selkeä toistettava toimintamalli tai prosessi.

Projektityön hyödyt ja haasteet

Projekti on tavoitteisiin orientoitunut kupla. Projektissa muodostetaan tilapäinen organisaatio, jossa pyritään jakamaan valta ja vastuut tavoitteiden mukaisesti. Projektit tarjoavat tekijöilleen tyypillisesti erikoisia ja haasteellisia tehtäviä, joissa korostuvat itsensä johtaminen ja vuorovaikutustaidot. Projekteissa pyritään tehokkaaseen työskentelyyn, selkeään tiedonkulkuun ja haluttujen tulosten saavuttamiseen.

Projekteille tyypillisesti haasteita tuottavat erityisesti aikatauluissa pysyminen ja tiedonkulku. Haasteita voivat tuottaa myös projektin tavoitteiden muutokset tai laajeneminen. Myöhästynyt projektin osa-alue saattaa pahimmillaan pysäyttää muiden osa-alueiden etenemisen kokonaan. Projektiryhmän jäsenten tulisi välttää liian monen projektin tekemistä yhtä aikaa, tai ajanhallinnan ongelmat saattavat jopa periytyä projektilta toiselle.

Vuonna 2017 Olivier Mesly julkaisi tutkimuksen, jonka mukaan projektin menestykseen vaikuttaisivat erityisesti “4 P:tä”:

Projektisuunnitelma

Projektisuunnitelma on elävä, virallinen dokumentti, jonka avulla projektia seurataan ja hallitaan. Projektisuunnitelma sisältää seuraavat osat:

Projektisuunnitelman sisältö voi olla esimerkiksi:

  1. Johdanto
  2. Tavoitteet
  3. Organisaatio ja ohjausmalli
  4. Projektin vaiheet ja menettelytavat
  5. Viestintäsuunnitelma
  6. Projektin kustannukset, projektin budjetti
  7. Projektin riskit
  8. Projektin dokumentaatio
  9. Muutosten hallinta

Näistä viestintäsuunnitelma, kustannukset, riskit ja dokumentaatio ovat usein erillisiä dokumenttejaan.

Projektin päämäärä, tavoitteet ja rajaukset

Projekti lähtee päämäärästä. Päämäärä voi olla esimerkiksi uuden CRM-järjestelmän käyttöönotto, tai yrityksen muutto uuteen toimitilaan.

Projektin tavoitteet selventävät päämäärän merkitystä, ja auttavat projektin saavutusten todentamisessa. Esimerkiksi yritysmuutossa tavoitteita voisivat olla

Projektikolmio

Projektia rajoittavia tekijöitä kuvataan niin sanottuna projektikolmiona, josta on olemassa erilaisia versioita. Tässä on kurssilla käsitelty versio, jossa projektin tavoitteita rajoittavat seuraavat muuttujat:

Hyvä tavoite on:

Projektilla on myös oltava rajauksia, eli selvennys niistä asioista jotka eivät kuulu projektiin. Rajauksilla pidetään fokus projektin päämäärässä. Liiketoimintauudistuksesta saatettaisiin rajata pois vaikkapa uudistukseen liittyvä markkinointi.

Ositus ja aikataulutus

Projektin rakenne on muodostettava osiksi, jotta projektille voidaan jakaa selkeiksi tehtäviksi. Projekti ositetaan 3-5 keskeisimpään osaan, jotka puolestaan voivat jakautua yhä pienempiin osiin. Projekti voi olla jakautunut myös eri vaiheisiin, kuten esimerkiksi

Ositus voi olla suuren kokonaisuuden pilkkomista pienemmiksi, tai pienten osien kokoamista suuremmiksi. Osat voivat olla aikajanalla sekä peräkkäisiä että rinnakkaisia. Ositus voi liittyä esimerkiksi

Asiakastyytyväisyyskyselyprojektissa ositus voisi olla seuraavanlainen:

Rakennusprojektissa ositus voisi puolestaan olla ehkä jotain tällaista:

Ositus auttaa

Osituksessa muodostetaan myös milestoneja tai “go / no go”-vaiheita, joissa tarkistetaan että projektissa on saavutettu tarvittavat

Kaksi erilaista Gantt-kaaviota

Gantt-kaaviota käytetään kuvaamaan projektin ositusta ja aikataulutusta. Kaavion voi tehdä esimerkiksi millä tahansa taulukkolaskentaohjelmalla, tai erityisesti tehtävään tarkoitetulla Microsoft Projectilla, joka mahdollistaa muun muassa

Projektille on määriteltävä myös kriittinen polku, eli niiden peräkkäin suoritettavien asioiden kokonaisuus, jotka on toteutettava aikataulussa, jotta koko projekti ei myöhästyisi.

Tyypit, mallit ja lähestymistavat

Jokainen projekti on erilainen. Projekteja ovat esimerkiksi

Projekti voi olla:

Yhden kiinnostavan projektien luokittelun on luonut Eddie Obengin perustama Pentacle:

  Don’t know how Know how
Know what Going on a quest Painting by numbers
Don’t know what Walking in the fog Making a movie

Projektien hallintaan on erilaisia valmiita malleja, joista tässä pari esimerkkiä:

Organisaatio ja sidosryhmät

Projektilla on jokin erityisosaamisesta koostuva organisaatio, jota johtaa projektipäällikkö. Projektipäälliköllä on tai ei ole esimiesvaltaa projektista riippuen, mutta projektipäälliköllä on kuitenkin yleensä erityisiä projektiin liittyviä valtuuksia esimerkiksi päättää työtehtävistä, kokouksista ja aikatauluista. Projektin organisaatiomalli voi olla esimerkiksi perinteinen linjaorganisaatio. Projektiorganisaation kuvaus kertoo

Projektin rakenteessa voi olla projektista riippuen eri tasoja:

Projektia voidaan pilkkoa myös osaprojekteiksi, joille asetetaan omia projektipäälliköitään. Alihankkijoita hyödyntävissä projekteissa muodostuu usein myös sisarprojekteja.

Projektilla on sidosryhmiä, eli tahoja, jotka

Sidosryhmiä voivat olla esimerkiksi

Sidosryhmät vaikuttavat projektin

RACI-matriisi

RACI on projektinhallinnan työkalu, joka kertoo mitä tehdään, kuka tekee ja mihin mennessä.

Tehtävä Henkilö A Henkilö B Henkilö C
Tehtävä 1 I A/R C
Tehtävä 2 A/R I I
Tehtävä 3 I   A/R
Tehtävä 4 I C R

Riskienhallinta

Projektissa on tärkeää tunnistaa mahdolliset riskit, ja muodostaa toimintasuunnitelma niiden varalle. Projektisuunnitelmassa on tärkeää kertoa periaatteet, miten projektissa seurataan ja hallitaan riskejä.

Riskien hallinnan prosessi on esimerkiksi seuraavanlainen:

  1. Tunnista mahdolliset riskit ja listaa ne
  2. Arvioi kunkin riskin vakavuusaste ja todennäköisyys toteutumiselle. Riskin kokonaisvaikuttavuus on vakavuus ja todennäköisyys kerrottuna keskenään
  3. Päätä minkä tason riskeille teet toimenpidesuunnitelmat
  4. Tee toimenpidesuunnitelmat ja seurantasuunnitelmat

Kustannukset

Projektin toteuttaminen vaatii resursseja, eli rahaa. Kustannusarvio laaditaan arvioiden projektin tarpeet mahdollisimman tarkasti. Ennakkoon voi olla haastavaa arvioida esimerkiksi palkkakustannuksia, mutta on tärkeää laatia edes jonkinlainen arvio. Kustannusarviossa on otettava huomioon myös projektin tuotto-odotukset. Asiakasprojektissa on muistettava, että hinnoittelu on eri asia kuin kustannusarvio!

Listaa projektin kustannusarvioon projektin työt ja kunkin kustannus. Kustannusarvion voi myös kuvata aikataulunäkymässä. Tavallisesti projektin kustannukset kasvavat projektin loppua kohden, ja sitten putoavat. Kustannukset jakautuvat kustannustyyppeihin. Projektin kustannustyyppejä voivat olla esimerkiksi:

Projektin kustannuksia on tärkeää seurata, sillä ne tarkentuvat ja muuttuvat projektin aikana. Kustannuksissa voi tulla rajua kasvua, toisaalta joskus myös laskuakin.

Muutostenhallinta

Projektissa tulee suurella varmuudella tapahtumaan joitakin muutoksia, ja siksi niiden varalta on oltava toimintasuunnitelmat.

Jos muutoksia tapahtuu paljon, on mahdollista etteivät projektin lähtökohdat ole kunnossa. Tällöin projekti on syytä lopettaa ja suunnitella uudelleen, mikäli projektille on yhä tarve.

Projektin viestintäsuunnitelma

Projektityöhön kuuluu myös viestintää, niin projektin sisällä kuin eri sidosryhmille. Projektille on siis muodostettava viestintäsuunnitelma, jossa listataan projektin käytännöt liittyen

Viestintäsuunnitelmassa kerrotaan

Projektissa voidaan käyttää viestintään esimerkiksi sähköpostia, ryhmäpuheluita tai pikaviestimiä. Viestintäsuunnitelmaan liittyy myös esimerkiksi dokumenttien jakokäytännöt ja -kanavat.

Hyväksyntä ja lopetus

Kun projektin tehtävät on tehty, tai päämäärä saavutettu, on syytä päättää projekti. Ensin on kuitenkin arvioitava projektin saavuttamat tavoitteet ja lopputulos, ja sitä varten on projektisuunnitelmaan oltava listattuna projektin hyväksymiskriteerit. Hyväksymiskriteerit voivat koskea esimerkiksi projektin saavuttamia kustannussäästöjä tai luodun palvelun käytettävyyttä. Jos hyväksymiskriteerit eivät täyty, voidaan projektia jatkaa, aloittaa uusi projekti tai siirtyä toisenlaiseen toimintamalliin.

Projektisuunnitelmaan liitetään myös loppuraportin pohja, sisältö ja tarkoitus (mihin käyttöön ja kenelle?), sekä projektin päättämiseen liittyvät toiminnot. Projektin päättymiseen voi liittyä esimerkiksi auditointeja, ylläpidollisia toimenpiteitä tai jotain muuta.